Administrative Assistant

Housing Works requires employees working in our Health Services division to be fully vaccinated against COVID-19, unless approved for a legal accommodation. If you need an accommodation for any reason, including related to this job requirement, please contact Human Resources. 

 
Job candidates should be aware that scammers may pose as employers and create fake job postings in order to extract personal information from individuals for financial gain.  Housing Works will never ask job candidates for personal information, such as social security numbers or bank account details, over the phone.  If you suspect that a job posting may be fake or wish to confirm that a job posting from Housing Works is genuine, please contact us at recruitment@housingworks.org 

Housing Works was founded in 1990; With a long-term commitment to AIDS advocacy. Housing Works established New York State’s first harm reduction-based, OASAS-licensed outpatient drug treatment program. Other services include Health Home care management, behavioral health, and syringe exchange programs. A pioneer in the social entrepreneurship movement, Housing Works operates 10 high-end thrift shops in Manhattan and Brooklyn and a much-loved Bookstore Cafe in Soho. For more information, visit www.housingworks.org 

 
Housing Works fights for funding and legislation to ensure that all people living with HIV/AIDS have access to quality housing, healthcare, HIV prevention, and treatment, among other lifesaving services. 

 
Benefits: 
We have three comprehensive healthcare plans to choose from based on your priorities and budget. Housing Works covers most of the plan; you pay a portion, based on your salary. Staff begins accruing PTO immediately for a total of up to 30 days earned in the first year. We offer employees an educational benefit. This money is available for tuition loan reimbursement, tuition costs, and text books. 

 
Housing Works provides equal employment opportunities (EEO) to all employees and applicants for employment without regard to race, color, religion, sex, national origin, age, disability or genetics. In addition to federal law requirements. Housing Works complies with applicable state and local laws governing nondiscrimination in employment in every location in which the company has facilities. Housing Works also does not request prior salary information during the hiring process. This policy applies to all terms and conditions of employment, including recruiting, hiring, placement, promotion, termination, layoff, recall, transfer, leaves of absence, compensation and training. 

 
This position is included in a bargaining unit of Housing Works’ New York City employees represented by a labor union known as the Retail Wholesale and Department Store Union (“RWDSU”). Accordingly, the RWDSU has the exclusive right to bargain over the terms and conditions of employment related to this position and this position may become covered by the terms of a collective bargaining agreement (a “CBA”) between Housing Works and the RWDSU 

Compensation Range: $13/hr - $15/hr commensurate with experience.
 

Overview: 

 Intercambios Puerto Rico es una organización comunitaria sin fines de lucro que promueve la integración social de grupos marginados, incluidos consumidores de drogas, personas sin hogar y trabajadores sexuales. Trabajamos desde una perspectiva científica de Reducción de Daños a través de la prestación de servicios, la educación, la promoción y la investigación. Visualizamos un Puerto Rico donde las poblaciones marginadas tengan acceso a todas las oportunidades de desarrollo individual y colectivo que les permita alcanzar una vida digna y contribuir a la sociedad. Buscamos una persona con experiencia en asistencia administrativa/oficinista en nuestra clínica de salud ubicada en Fajardo. Posición termina el 30 de septiembre de 2024 con posibilidad de reanudación dependiendo en disponibilidad de fondos.

Responsibilities: 

• Atender y orientar a participantes o visitantes y registrarlos debidamente.
• Atender y canalizar adecuadamente llamadas telefónicas y mensajes.
• Referir participantes a los proveedores según necesidad.
• Asegurar que la clínica tenga los rótulos o calendarios necesarios en cuanto a servicios, días y horarios disponibles
• Completar registros que le sean requeridos
• Mantener el área recogida sin información confidencial expuesta.
• Imprimir, fotocopiar o triturar documentos solicitados por supervisor(a)
• Establecer sistema de archivo semanal de documentos concernientes al puesto.
• Actualizar calendarios de proveedores y citas de participantes
• Alertar al personal de la clínica de cualquier actividad peligrosa o sospechosa que ocurra en la sala de espera o en los predios de la Clínica.
• Confirmar citas de participantes diariamente
• Redacción de documentos e informes según sea necesario.
• Gestionar y manejar diferentes documentos y registrar datos que le sean asignados.
• Establecer comunicación con los diferentes programas u organizaciones externas según sea requerido.
• Salidas oficiales para gestiones administrativas
• Buscar la elegibilidad del seguro médico del participante previo a canalizar el servicio.
• Gestión con profesionales de la salud.
• Asistir en otras tareas administrativas que le sean requeridas por el supervisor (a)
• Representar la organización en reuniones, participar de adiestramientos u otras requeridas.

• Grado Asociado en sistema de oficinas secretarial
• Experiencia en oficinas medicas
• Experiencia en gestión de registros electrónicos (EHR)
• Altamente motivado para trabajar con personas sin hogar, uso de sustancias y/o trastornos concurrentes en un entorno de extensión
• Capaz de trabajar en estrecha colaboración con otros en el equipo de extensión y en la oficina (jugador de equipo)
• Competente y eficiente con múltiples programas de software informático.
• Vasto conocimiento en programas de Microsoft Office
• Velocidad en el uso del teclado
• Buenas habilidades de comunicación verbal y escrita (tanto en español como en inglés es una ventaja)